La oficina sin papel

Publicado el 22/02/2008 por Mercedes en la categoría : CASOS PRACTICOS

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Iniciamos hoy una serie de sencillos consejos para que las telecomunicaciones nos ayuden a ahorrar costes importantes, a generar nuevos ingresos o simplemente a conseguir mejorar la imagen de la compañía gracias a este área de la empresa. Empezamos hoy con el envío de facturas por e-mail en formato pdf.

Doc Logo + Estamos acostumbrados a emitir todas nuestras comunicaciones en papel y ese hábito es difícil de cambiar de la noche a la mañana (os lo digo por propia experiencia, ya que nosotros empezamos a hacerlo a mediados del año pasado), pero estamos en pleno siglo de las telecomunicaciones y eso hay que aprovecharlo.

Si dejamos de enviar nuestras facturas en papel y comenzamos a enviarlas por mail, obtenemos dos beneficios inmediatos:

– Conseguimos que nuestros clientes tengan mucho antes nuestras facturas
– Lograremos un ahorro muy importante para la empresa

Ejemplo:

Pongamos una empresa pequeña que hace un envío mensual de 50 facturas y utiliza papel blanco normal y sobres blancos con impresión de su logotipo.

ahorro Supongamos que el envío de cada factura entre el papel, la tinta, y el sobre salgan por unos 0,18 euros, a eso hay que sumarle el sello de 0,27 euros (siempre que no incluya más que una sola factura y tenga un peso estándar). Eso nos hace un total de 0,45 euros por sobre, ahora multipliquemos esa cantidad por 50 y tenemos 22,5 euros mensuales, o sea 270 euros anuales. No parece un ahorro muy importante, pero, esperad que aún no he terminado

Ése es el coste menor, el mayor es el coste de personal. Por cada factura que se imprime, la persona tiene que levantarse a recoger la factura de la impresora, revisar que está correcta, sacar un sobre y un sello, pegarlo y llevarlo a la bandeja del correo saliente. ¿Tiempo? Pongamos… 3 minutos. Ahora de nuevo multipliquemos esos 3 minutos por 50 y tenemos un total de 150 minutos al mes, que por 12 meses nos da un total de 1.800 minutos, que son 30 horas anuales.

Otro coste adicional que tenemos es el de llevar a Correos esos sobres. Vamos a suponer que se hacen los envíos 10 veces al mes en nuestro ejemplo (hay quien lo hace diariamente), y que entre ir y venir se tarde 40 minutos, lo cual hace un total de 400 minutos al mes, que son 4.800 minutos al año, o lo que es lo mismo, 80 horas al año. Si sumamos estas 80 horas a las 30 anteriores, obtenemos un total de 110 horas al año. ¿Y que coste tiene eso?

Pues calculad vosotros mismos en función del sueldo de la persona, y aunque vuestras cuentas difieran en el número de facturas, el coste de papel, de la cinta o del sobre, o incluso en el tiempo que se tarden en hacer los envíos a Correos, veréis que sale una cantidad importante al año.

El único inconveniente es que este tipo de envíos por mail, no permite tener pruebas de que ha llegado (hay programas que nos dan un acuse de recibo de que el destinatario lo ha recibido sin que esa persona tenga que autorizarlo), pero en el envío tradicional tampoco, con lo cual no hemos perdido ninguna ventaja, es más, si el cliente nos dijese que no la ha recibido, podemos volver a enviársela en un minuto sin coste adicional.

pdf El otro punto que recomiendo es que esas facturas se envíen en formato PDF.

El formato pdf es un tipo de archivo estándar, para poder crear documentos electrónicos y que no puedan ser manipulados. Esto significa que una vez que hemos creado el documento, lo convertimos en pdf y podemos enviarlo con la seguridad de que el destinatario no lo va a poder manipular, sólo leerlo. Eso nos permite tener la tranquilidad de que nuestras facturas no van a ser alteradas, manipuladas o rectificadas sin nuestro permiso.

Fuente: Microsoft

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